Порядок действий сотрудника ответственного за протокол при подготовке и проведении мероприятия
- Постановка (получение) задачи о подготовке мероприятия;
- Организация межведомственного взаимодействия с ответственными исполнителями за проведение мероприятия (организаторы, службы снабжения и обеспечения, службы безопасности, СМИ);
- Согласование порядка проведения мероприятия с ответственными исполнителями;
- Формирование пакета документов для участия руководителя (Губернатора, Главы района, главы сельсовета) в мероприятии;
- Доведение требований регламента мероприятия (при необходимости рассылка материалов по электронной почте) до его участников, либо их ответственных представителей;
- Контроль за ходом подготовки мероприятия и, при необходимости, оперативное внесение изменений в материалы;
- Предоставление руководителю согласованных материалов по его участию в мероприятии;
- Заблаговременное прибытие сотрудника на место проведения мероприятия;
- Подготовка места проведения мероприятия в рамках своей компетенции;
- Обеспечение соблюдения регламента проведения мероприятия его участниками;
- Информирование руководителя о прибытии всех участников и полной готовности мероприятия;
- Сопровождение мероприятия в период его проведения.
Перечень содержания материалов для подготовки и проведения мероприятия
1. Программа (сценарий, порядок, повестка дня) проведения мероприятия, включающая в себя наименование мероприятия, дату, время, место его проведения, информацию о лице, открывающем и ведущем мероприятие, регламент проведения мероприятия с указанием временных интервалов, необходимости подключения участников по каналам видеоконференцсвязи, порядок выступления участников, порядок награждения на мероприятии;
2. Проект программы участия должностного лица в мероприятии;
3. Список участников мероприятия;
4. Состав президиума мероприятия (при его наличии);
5. Список приглашенных на мероприятие лиц;
6. Список выступающих на мероприятии лиц (если планируются выступления);
7. Список награждаемых на мероприятии лиц, согласованный с кадровой службой (если планируется награждение);
8. Схема размещения (рассадка) участников мероприятия;
9. Схема (эскиз) оформления сцены;
10. Раздаточный и презентационный материал;
11. Информационные справки об объектах, предлагаемых к посещению (адрес объекта, фамилия, имя, отчество руководителя, сведения о коллективе, дата создания или введения в эксплуатацию, показатели деятельности);
12. Информацию о необходимости мультимедийного сопровождения мероприятия.
